Planningssysteem Vergaderzalen

Via het planningssysteem hebben verhuurders van vergaderaccommodaties de mogelijkheid om vergaderzalen overzichtelijk online te plannen. Het planboard biedt de banqueting medewerkers en alle betrokken afdelingen op ieder moment van de dag het gewenste inzicht. Vanaf iedere locatie en device kan worden ingelogd in de gebruiksvriendelijke banqueting software. Hier kan iedere afdeling de benodigde informatie raadplegen.

Reserveringsaanvragen verwerken

Via de planning kan snel worden gekeken of een bepaalde vergaderruimte of zaal beschikbaar is. Enkel wanneer er beschikbaarheid is kan iemand een aanvraag plaatsen.  Alle reserverings- en offerte-aanvragen welke via het reserveringssysteem zijn geplaatst komen binnen bij de juiste persoon. Wanneer de aanvraag akkoord is kan de huurder direct op de hoogte worden gesteld via een automatische bevestiging per mail waarbij eventueel de huurvoorwaarden als bijlage kunnen worden meegestuurd.

Samenwerken in Huurvergaderzaal

In het planningssysteem heb je de mogelijkheid om met meerdere collega's tegelijk in te loggen en samen te werken. De financieel medewerker kan facturen opstellen voor de verhuurde vergaderruimtes terwijl de cateraar het planboard aan het raadplegen is voor zijn keukenplanning. Er kan met diverse rechten worden gewerkt waaronder: alleen-lezen, financieel of alleen-boeken. Op die manier kan je een facilitair medewerker bijvoorbeeld 'alleen-lezen' rechten geven en een financieel medewerker alleen toegang tot het financiële gedeelte.

Vergaderruimtes inplannen

Als verhuurder heb je de mogelijkheid om losse zaalhuur in te boeken of om een reeks boekingen te maken. Zo'n reeks boekingen wordt ook wel een herhalende boeking genoemd. Je kunt hiermee wekelijkse en tweewekelijkse reserveringen plaatsen voor een bepaalde vergaderzaal. Zo kan er bijvoorbeeld een zaalreservering worden gemaakt voor iedere dinsdagmiddag voor 10 weken lang. Ook is het mogelijk om in het planningssysteem maandelijkse reserveringen te maken. Hiermee kunnen boekingen op elke eerste woensdag of bijvoorbeeld elke 2e dag van de maand terugkomen.

Geboekte vergaderruimtes omzetten in facturen

Via het facturatiesysteem kan een selectie van reserveringen voor de vergaderzalen met een druk op de knop worden omgezet in factuur in pdf-formaat. Het is mogelijk om de facturen direct vanuit het systeem per mail te versturen naar het bedrijf zonder dat je hiervoor verdere handmatige handelingen hoeft te verrichten. Je hebt zelfs de mogelijkheid om een betaallink voor iDEAL mee te sturen. Door gebruikers te verplichten online af te rekenen kan het debiteurenbeheer gedeeltelijk geautomatiseerd worden afgehandeld en voorkom je veel (onnodig) extra werk!


Voorbeeld

Voorbeeld Planningssysteem

Gratis starten

Wij maken graag vrijblijvend een gepersonaliseerde omgeving voor je aan. Hierin kan gratis gebruik maken van het systeem of kiezen uit één van onze uitgebreide pakketten. Start gratis.